Sistemas
Colaborativos:Groupware & Workflow
Groupware
El Groupware es un tipo de software colaborativo que ayuda
a grupos de trabajo a realizar sus actividades a través de una red. Formalmente se puede definir al groupware
de la siguiente manera:
"Sistemas basados en computadoras que apoyan a
grupos de personas que trabajan en una tarea común y que proveen una interfaz para
un ambiente compartido" -Dave Chaffney
Las características más importantes de los groupware son:
· Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente
se perciba que el trabajo en grupo se lleva a cabo.
· Mantener la información en un solo sitio común para
todos los miembros.
· Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o
video.
Los groupware deben proporcionar tres funciones
esenciales dentro de un grupo, llamadas
las tres C's:
· La Comunicación, es la función más importante del groupware,
ya que es el medio en que la información es compartida.
· La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y
resolver problemas de negocios o alguna actividad empresarial. Proporciona la ventaja de resolver problemas
de las asambleas tradicionales como: lugar y tiempo para la realización de la misma o la
disponibilidad de información. Además de mejorar la eficiencia en la toma de decisiones con la contribución de
todos los miembros del grupo.
· La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo
está trabajando eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de
tareas y revisión de su ejecución
Workflow
Los Workflows son sistemas que ayudan a administrar y
automatizar procesos de negocios.
Un workflow puede ser descrito como el flujo y control en un proceso de
negocio.
La WfMC
(Workflow Management Coalition) define a los workflows como:
"La automatización de un proceso de negocio, total o
parcial, en la cual documentos, información o tareas son pasadas de un
participante a otro a los efectos de su procesamiento, de acuerdo a un conjunto
de reglas establecidas."
También definen lo que es un proceso de negocio:
"Es un conjunto de uno o más procedimientos o
actividades directamente ligadas, que colectivamente realizan un objetivo del
negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional que
define roles funcionales y relaciones entre los mismos."
Entre los ejemplos de proceso de negocios tenemos:
procesamiento de órdenes, reportes de gastos,procedimientos
de producción, etc.
Cabe mencionar que los workflows son sólo un camino para
la información, para reducir tiempo, dinero y esfuerzo en la ejecución de un proceso de negocio.
Las funciones más comunes que proporcionan los workflows son:
· Asignación de tareas al personal.
· Aviso al personal de tareas pendientes.
· Permitir la colaboración en las tareas comunes.
· Optimización de recursos humanos y técnicos,
alineándolos a la estrategia de la empresa.
· Automatización de las secuencias de los procesos de
negocio y optimización de las mismas.
· Agilización de los procesos de negocio y como resultado
un mejor servicio al cliente.
· Control y seguimiento de dichos procesos.
Las aplicaciones de Workflow que resuelven procesos de
negocios donde participa gente para lograr una meta común, son llamadas Workflow de Colaboración.
Los Workflow de colaboración estructuran o
semi-estructuran procesos de negocios donde participan personas, con el
objetivo de lograr una meta común.
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